Polityka prywatności zgłoszenia personalizacji

Ta polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane podczas korzystania z formularza „Opiszę, co mamy wykonać” w serwisie blackprintpoland.pl. Formularz służy do przekazania wskazówek i plików do personalizacji produktu kupionego na Allegro.

Aktualizacja: 31 października 2026 r.

1. Kto odpowiada za Twoje dane?

Administratorem danych jest BLACK PRINT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Pana Tadeusza 7, 39-200 Dębica, Polska, NIP: 8722408772, KRS: 0000499037, REGON: 181080725. Korzystamy z oznaczeń Gartees i BlackPrint.

W sprawach dotyczących danych osobowych możesz napisać na mateusz@gartees.pl albo przesłać pismo na powyższy adres. Nie podawaj w pierwszej wiadomości skanu dokumentu tożsamości; jeżeli będzie potrzebna dodatkowa weryfikacja, wskażemy odpowiedni sposób.

2. Jakie dane otrzymujemy?

• Imię i nazwisko kupującego oraz login konta Allegro, podane w formularzu.
• Wybrany produkt, kolory, rozmiary, ilości oraz miejsca i kolory nadruku.
• Treść nadruku, wskazówki, uwagi oraz załączone logo, grafiki, zdjęcia i dokumenty. Mogą one zawierać np. imię osoby obdarowanej, datę, wizerunek lub dane firmy.
• Treść i czas potwierdzenia zasad wykonania, identyfikator zgłoszenia oraz informacje o jego obsłudze i powiązaniu z zamówieniem.
• Dane techniczne niezbędne do zabezpieczenia formularza, w tym identyfikator zabezpieczenia w cookie i skrót adresu IP używany do ograniczania liczby zgłoszeń. Obsługa połączenia przez hosting może również pozostawiać logi techniczne, np. adres IP, czas żądania i informację o przeglądarce.

Sam formularz nie wymaga wpisania adresu e-mail. Przy dopasowaniu zakupu korzystamy także z danych zamówienia Allegro dostępnych w naszym systemie Apilo, w szczególności loginu, imienia i nazwiska, pozycji zamówienia, jego numeru i statusu.

3. Po co i na jakiej podstawie przetwarzamy dane?

• Przygotowanie i realizacja personalizacji, połączenie zgłoszenia z zakupem oraz kontakt dotyczący realizacji: wykonanie umowy lub działania na Twoje żądanie przed jej zawarciem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli działasz jako przedstawiciel kupującego, podstawą przetwarzania Twoich danych kontaktowych jest nasz uzasadniony interes w obsłudze zamówienia — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Obsługa reklamacji i obowiązków wynikających z przepisów: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zakresie, w którym dany obowiązek wymaga przetwarzania danych.
• Dokumentowanie otrzymanych wskazówek, ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz zapobieganie nadużyciom i zapewnienie bezpieczeństwa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest ochrona praw związanych z realizacją zamówienia i bezpieczne działanie formularza.
• Dane innych osób w materiałach do nadruku: jeżeli nie jesteś osobą, której dotyczą, przetwarzamy je w zakresie potrzebnym do obsługi zleconej personalizacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym interesem jest wykonanie zamówionego produktu zgodnie ze wskazówkami, z poszanowaniem praw tych osób.

Potwierdzenie wykonania produktu przez pracownika bez wysyłania wizualizacji dotyczy sposobu realizacji zlecenia. Nie jest zgodą marketingową ani zrzeczeniem się praw związanych z ochroną danych. Danych ze zgłoszenia nie wykorzystujemy do wysyłania niezamówionej reklamy.

4. Gdzie trafia zgłoszenie i kto może mieć do niego dostęp?

Zgłoszenie zapisujemy w systemie WordPress/WooCommerce obsługującym serwis. Pliki są przechowywane na hostingu poza publicznym katalogiem strony. Do Apilo przekazujemy opis zlecenia, warianty produktu i linki do odpowiednich plików. Linki do plików zawierają zabezpieczenie; osoba posiadająca taki link może pobrać wskazany plik, dlatego nie udostępniaj go osobom postronnym.

Dane mogą być dostępne dla upoważnionych osób obsługujących zamówienia i przygotowujących produkty, a także dla dostawców usług niezbędnych do obsługi zgłoszenia: hostingu Zenbox, systemu Apilo oraz obsługi i utrzymania IT. W razie potrzeby mogą je otrzymać doradcy prawni lub organy uprawnione przepisami — wyłącznie w odpowiednim zakresie.

Allegro niezależnie przetwarza dane związane z zakupem według własnych zasad. Przyciski prowadzące na Allegro otwierają zewnętrzny serwis.

5. Jak długo przechowujemy dane?

• Realizacja: dane, wskazówki i pliki przechowujemy przez czas potrzebny do przypisania zgłoszenia do zakupu i wykonania personalizacji, a w razie reklamacji — także do jej rozpatrzenia.
• Dowody realizacji i roszczenia: po zakończeniu obsługi dalsze przechowywanie ograniczamy do danych potrzebnych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Termin wyznacza przedawnienie właściwe dla danego roszczenia, liczone od chwili, w której stało się wymagalne. Co do zasady termin ogólny wynosi 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą 3 lata; przepisy szczególne mogą określać inne terminy. Zasadniczo koniec terminu przypada na koniec roku kalendarzowego. Spór lub zdarzenie zmieniające bieg przedawnienia może uzasadniać dłuższe przechowywanie odpowiedniego materiału.
• Obowiązki ustawowe: jeżeli określone dane stanowią część dokumentacji, której przechowywanie nakazuje prawo, okres wynika z przepisów dotyczących tej dokumentacji. Samo przesłanie pliku nie oznacza, że staje się on dokumentem księgowym.
• Mechanizmy formularza: cookie zabezpieczające ma ważność do 24 godzin. Identyfikator zapobiegający podwójnemu wysłaniu przechowujemy do 24 godzin od zgłoszenia; skrót IP i licznik ograniczenia zgłoszeń — do godziny od ostatniego prawidłowego zgłoszenia.
• Incydenty bezpieczeństwa: zapis techniczny stanowiący dowód konkretnego nadużycia może być przechowywany do wyjaśnienia zdarzenia, a jeżeli jest potrzebny do roszczeń lub postępowania — według opisanych wyżej terminów. Pozostałe logi serwera podlegają zasadom retencji stosowanym w obsłudze hostingu.

Możesz zwrócić się do nas o wskazanie okresu właściwego dla Twojego zgłoszenia lub o jego usunięcie. Rozpatrzymy żądanie z uwzględnieniem celu przetwarzania i obowiązujących przepisów. Ta polityka nie oznacza bezterminowego przechowywania projektów na potrzeby kolejnych zamówień.

6. Jakie masz prawa?

W zakresie i na warunkach określonych w RODO przysługuje Ci prawo dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się automatycznie i opiera się na umowie lub zgodzie.

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Przeanalizujemy, czy istnieją podstawy dalszego przetwarzania przewidziane w RODO. Usunięcie danych nie zawsze jest możliwe od razu, np. gdy są niezbędne do obowiązku prawnego lub obrony roszczeń.

Żądanie wyślij na mateusz@gartees.pl, najlepiej podając numer zgłoszenia lub zamówienia. Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.

7. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest dobrowolne, lecz imię, nazwisko, login Allegro oraz odpowiednie parametry i treść zlecenia są potrzebne do jego obsługi. Bez nich możemy nie być w stanie bezpiecznie przypisać zgłoszenia do zakupu i wykonać produktu. Załączniki i dodatkowe uwagi podajesz tylko w zakresie potrzebnym do wybranej personalizacji.

Nie przesyłaj numeru PESEL, skanu dokumentu tożsamości, danych płatniczych, haseł ani informacji o zdrowiu i innych danych szczególnie chronionych, jeżeli nie są potrzebne do nadruku. Jeżeli przekazujesz cudze zdjęcia lub dane, upewnij się, że masz podstawę do ich udostępnienia w celu realizacji zamówienia. Osoba, której dane przekazano, może skorzystać z praw opisanych w tej polityce.

8. Automatyczne dopasowanie i usługi zagraniczne

System może automatycznie porównać dane zgłoszenia z zakupem w Apilo. Jeżeli nie znajduje jednoznacznego dopasowania, zgłoszenie pozostaje do sprawdzenia. Nie stosujemy w ramach tego formularza profilowania marketingowego ani wyłącznie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osobę w rozumieniu art. 22 RODO.

Jeżeli obsługa dostawcy wiąże się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, takie przekazanie wymaga podstawy przewidzianej w rozdziale V RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony lub odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne. Informacje o zabezpieczeniach właściwych dla konkretnej usługi można uzyskać u administratora. Nie jest to zgoda na dowolne przekazywanie plików innym usługom.

9. Cookies i zmiany polityki

Formularz wykorzystuje niezbędne cookie bp_brief_csrf, służące ochronie przed nieuprawnionym wysłaniem. Zablokowanie niezbędnych cookies może uniemożliwić wysłanie zgłoszenia. Ta polityka opisuje zgłoszenie personalizacji i nie zastępuje informacji o innych funkcjach serwisu, z których możesz korzystać oddzielnie.

Aktualna wersja jest dostępna pod tym adresem. Zmiany zasad nie uchylają Twoich praw ani nie stanowią same w sobie zgody na użycie danych do nowego, niezgodnego celu.